نموذج شكاية
نموذج الشكوى هو وثيقة تستخدم لتقديم شكوى رسمية بشأن مشكلة أو اعتراض على سلوك أو قرار أو خدمة غير مرضية أو غير مقبولة. ويمكن استخدام نموذج الشكوى في العديد من السياقات، مثل الشركات والحكومات والمؤسسات التعليمية والمنظمات غيرالربحية. وعادةً ما يتضمن نموذج الشكوى معلومات عن المشكلة المطروحة ، والأسباب التي أدت إلى هذه المشكلة ، والإجراءات التي تم اتخاذها حتى الآن، والتدابير التي يجب اتخاذها لحل المشكلة.
وباستخدام نموذج الشكوى يستطيع المتضررون تقديم شكواهم بشكل فعال ومنظم ورسمي للجهات المعنية للحصول على الدعم المناسب لحل المشكلة.
والنموذج عادةً ما يحتوي على العناصر التالية:
1- معلومات الاتصال: يجب تضمين معلومات الاتصال الخاصة بالشاكي ، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف.
2- موضوع الشكوى: يجب تحديد المشكلة المطروحة بشكل واضح ومفصل ، ومن المفضل أن يكون الموضوع موجزًا ويختصر المشكلة.
3- وصف المشكلة: يجب توضيح المشكلة بشكل مفصل ودقيق ، ويمكن تضمين التفاصيل المتعلقة بالوقت والمكان والأشخاص المعنيين والأحداث المتعلقة بالمشكلة.
4- التاريخ والوقت: يجب تحديد تاريخ ووقت حدوث المشكلة.
5- الإجراءات المتخذة حتى الآن: يجب توضيح الإجراءات التي تم اتخاذها حتى الآن لحل المشكلة ، بما في ذلك الاتصال بالجهات المعنية ومحاولة حل المشكلة بشكل غير رسمي.
6- التدابير التي يجب اتخاذها: يجب توضيح التدابير التي يجب اتخاذها لحل المشكلة، بما في ذلك الإجراءات التي يجب اتخاذها من قبل الجهات المعنية لحل المشكلة بشكل رسمي.
7- التوقيع: يجب توقيع الشاكي على النموذج وتحديد تاريخ تقديم الشكوى.
يمكن تعديل نموذج الشكوى وفقًا للغرض والسياق والجهة المعنية.
عند تقديم شكوى رسمية باستخدام نموذج الشكوى، من المهم أن تتخذ بعض الخطوات لضمان نجاح الشكوى.
وفيما يلي بعض النصائح التي يجب اتباعها عند تقديم شكوى:
1- تقديم الشكوى في الوقت المناسب: يجب تقديم الشكوى في الوقت المناسب، وعدم التأخير في الإبلاغ عن المشكلة. ويمكن تحسين فرص نجاح الشكوى إذا تم إبلاغ الجهات المعنية في وقت مبكر.
2- توثيق الأدلة: يجب توثيق جميع الأدلة المتعلقة بالمشكلة، بما في ذلك الوثائق والرسائل الإلكترونية والمراسلات الأخرى. ويمكن استخدام هذه الأدلة لدعم الشكوى وتحسين فرص نجاحها.
3- الالتزام بالأخلاق الحسنة: يجب التعامل مع جميع الأشخاص المعنيين بالشكوى باللباقة الحسنة والاحترام. ويجب تجنب اللغة العدائية أو المهينة في الشكوى.
4- التواصل مع الجهات المعنية: يجب التواصل مع الجهات المعنية بالشكوى بشكل ودي ومباشر وحاول الوصول إلى حل المشكلة بشكل غير رسمي قبل تقديم الشكوى.
5- متابعة الشكوى: يجب متابعة الشكوى بانتظام للحصول على تحديثات حول حالة الشكوى والإجراءات التي يتم اتخاذها لحل المشكلة.
للتحميل اضغط على الزر أسفله
